Les points clés pour optimiser un budget de recrutement

L’embauche d’une nouvelle recrue représente de réels enjeux pour une entreprise, tant sur le plan financier que sur le plan humain. Une erreur de casting et le départ d’un nouveau collaborateur viennent ternir les efforts et investissements fournis… Il est donc nécessaire d’élaborer un budget de recrutement en amont afin d’optimiser au mieux vos dépenses et votre stratégie de recrutement !

Mais comment mettre en place un budget de recrutement et surtout combien coûte un recrutement ?

Pas de panique, Bonnes pratiques RH vous donne quelques conseils afin de maîtriser votre budget de recrutement de A à Z ! 👇

Les enjeux d’un budget de recrutement maîtrisé

Tout recrutement nécessite une gestion budgétaire spécifique aux différentes étapes du processus, ainsi qu’aux différents postes de dépenses. Ce budget de recrutement englobe l’ensemble des coûts prévus pour chaque recrutement réalisé par une entreprise, en interne comme en externe.

Pourquoi mettre en place un budget de recrutement ?

Le coût moyen d’un recrutement en France varie entre 3000 et 10 000€ en fonction des sources (Insee, APEC…)

Compte tenu du coût élevé d’un recrutement, vous avez tout intérêt à soigner votre budget si vous ne voulez pas qu’un recrutement raté vienne alourdir la facture ! Sans compter que la gestion du budget de recrutement est intimement liée à la réussite de vos embauches.

Il est donc nécessaire de mettre en place un budget de recrutement efficace, ne serait-ce que pour améliorer et optimiser vos démarches :

  1. Cibler les priorités et améliorer vos processus de recrutement : une vision 360 sur vos coûts de recrutement permet de distinguer les dépenses utiles des dépenses superflues et de dégager ainsi des axes d’amélioration (certains sites d’emploi par exemple, ne correspondent pas à votre profil cible. Il s’agit donc de frais inutiles que vous pourrez supprimer de votre enveloppe recrutement après l’analyse de vos besoins) ;
  2. Adapter la stratégie de recrutement en fonction du budget : mettre en place un budget de recrutement c’est aussi déterminer une stratégie de recrutement. En fonction du budget alloué, vous allez devoir choisir entre certaines dépenses (selon vos axes de priorités) ;
  3. Prévoir les imprévus : un budget de recrutement maîtrisé permet de garder une marge et d’anticiper les dépenses imprévues ;
  4. Optimiser vos coûts de recrutement : calculer son budget permet avant tout de connaître l’ensemble des dépenses de recrutement, et donc d’identifier des pistes d’amélioration afin d’optimiser vos coûts de recrutements (par exemple en réduisant certaines dépenses au profit de la relation avec les candidats via des outils de communication innovants) ;
  5. Anticiper les futurs recrutements : connaître les dépenses des précédents recrutements permet de prévoir de manière plus précise les futures dépenses. Sans compter qu’un budget de recrutement dépend directement du nombre d’embauches prévues au cours de l’année. Il faut donc tenir compte de vos futurs besoins de recrutement (remplacements, congés maternité, ouvertures de poste.) dans votre calcul du budget !

Comment optimiser vos coûts de recrutements ?

Comment calculer un budget annuel de recrutement ?

Vous savez maintenant pourquoi élaborer un budget de recrutement est nécessaire, mais savez-vous comment calculer vos coûts de recrutement ?

A première vue, le calcul semble des plus banals :

[Budget annuel de recrutement = coût moyen d’un recrutement x nombre de recrutements sur l’année]

Mais encore faut-il identifier vos différentes dépenses de recrutement et calculer le coût moyen d’un recrutement afin d’anticiper vos futurs besoins !

Pour vous donner un ordre d’idée, voici les différentes étapes à prendre en compte dans votre calcul 👇

Étape 1 : Listez l’ensemble de vos dépenses de recrutement

Pour mettre en place un budget de recrutement optimisé, il faut tout d’abord définir vos coûts de recrutement et identifier les éléments à prendre en compte dans l’équation.

Le coût global d’un recrutement correspond à l’ensemble des dépenses liées aux activités de recrutement de votre entreprise. Parmi ces dépenses, on dissocie les coûts visibles des coûts invisibles. Les premiers sont directement liés aux démarches de recrutement tandis que les seconds correspondent aux frais annexes, engendrés par le remplacement d’un collaborateur, comme la charge de travail supplémentaire, la perte de motivation ou le déficit de productivité.

Mais ce qu’il faut surtout garder à l’esprit lorsque vous calculez le coût d’un recrutement, c’est la distinction entre les coûts internes et les coûts externes :

Les frais internes représentent l’ensemble des dépenses propres à votre entreprise et les frais externes regroupent l’ensemble des outils et ressources humaines externalisés.

Infographie budget de recrutement

Étape 2 : Calculez le coût moyen d’un recrutement

[Pour illustrer cet exemple, nous avons choisi un cas fictif]

Contexte : L’entreprise “A” souhaite recruter 15 personnes au cours de l’année. Il s’agit d’une société de 40 salariés, dont le service recrutement est composé d’un responsable des ressources humaines et d’un chargé de recrutement. Les outils mis à leur disposition sont : un compte LinkedIn Recruiter Lite, un site carrière, un logiciel ATS ainsi qu’une solution de vidéo différée.

Nota bene : dans le cadre de cet exemple on considère que le taux horaire opérationnel est celui d’un salarié cadre payé 2200€ soit 20,60€ de l’heure.

Pour estimer le budget annuel de recrutement de l’entreprise A, il faut tout d’abord identifier les frais liés aux différentes étapes de recrutement :

  • Frais de recherche des candidats : compte LinkedIn Recruiter Lite (1070€ / an) ;
  • Coût de gestion des candidatures : un site carrière (création = 1000€ + frais de gestion = 500€/an) + un logiciel ATS (2 licences) avec option de multidiffusion sur une sélection de jobboards = 1500€ / an ;
  • Coût des outils de recrutement : locaux de l’entreprise et équipement utilisés lors des recrutements (environ 10 000€/an) + solution de vidéo différée (1000€ / an) ;
  • Coût des prestataires externes : un logiciel ATS (cf. coût de gestion des candidatures) + un jobboard payant (Indeed) = 1500€ / an ;
  • Coûts d’intégration et d’accompagnement : Tout au long de la période d’essai (et au-delà), il faut intégrer et former les nouvelles recrues. A raison de 1h de formation par semaine pendant 6 mois, soit 24h pour chacune des 15 personnes recrutées dans cet exemple (7416€) ;
  • Coût humain : salaires du service recrutement (responsable des ressources humaines = 32K/an, chargé de recrutement = 28K/an) + rémunération des intervenants au processus (managers qui participent aux entretiens). Si l’on part du principe que l’entreprise lance 15 recrutements et retient 5 candidats par recrutement, qui passeront chacun 2 entretiens d’une heure, au total les managers passent en moyenne 100h, soit 3090€/an.

Infographie couts recrutement

Maintenant que vous avez regroupé toutes les dépenses, place au fameux calcul du coût moyen d’un recrutement ! 🧐

sourcing (1070 €) + gestion des candidatures (3000€) + outils de recrutement (11000 €) + prestataires externes (1500€) + intégration et formation (7416€) + salaires du service recrutement (60 000€) + temps passé par les managers (3090€) = 80 610 € ÷ 15 = 5805 € par recrutement.

Pour ceux qui souhaiteraient se faciliter la tâche, le tableau excel fait très bien l’affaire, mais il existe également des solutions en ligne comme cet outil pour calculer le coût d’une embauche proposé par l’APEC, ou encore cet outil mis en ligne par Yaggo qui vous aide à calculer et comparer vos coûts de recrutement.

Étape 3 : Évaluez le taux de réussite de vos recrutements afin d’optimiser votre budget

Ça y est ! Vous avez calculé vos dépenses, mis en place un budget de recrutement et anticipé les imprévus. Mais ces démarches ont-elles abouti à un recrutement réussi ?

Tous ces efforts, humains comme financiers, peuvent être réduits à néant si vos nouvelles recrues quittent le navire dès la première année ! C’est la raison pour laquelle vous devez impérativement mesurer le taux de réussite de vos recrutements afin d’identifier les points forts et les points faibles de votre procédure.

On a tendance à l’oublier, mais le recrutement est un investissement parmi tant d’autres ! Il existe par conséquent un certain nombre d’indicateurs qui vous permettent d’en mesurer les retombées positives comme négatives. Bien entendu, il est plus difficile d’évaluer la rentabilité d’un investissement humain que celle d’un investissement matériel… Mais certains indicateurs vous permettent tout de même d’estimer la plue-value générée par vos recrutements :

  • La qualité de l’embauche = taux de rétention des nouveaux employés + performance sur les 12 premiers mois + taux de satisfaction du recruteur + taux satisfaction de la nouvelle recrue ;
  • L’efficacité des canaux de recrutement = nombre total d’impressions du canal ÷ nombre de candidats reçus ;
  • Le nombre de nouvelles recrues par recruteur
  • Le ratio de sélection = nombre de candidats retenus en entretien ÷ nombre de candidatures reçues ;
  • La satisfaction des nouvelles recrues = nombre de recrues qui se disent satisfaites dans leur nouvel emploi ÷ nombre total d’embauches ;
  • Le délai du processus = nombre de jours de tous les recrutements ÷ nombre de recrutements dans l’année ;
  • Le taux d’acceptation des offres = nombre d’offres acceptées ÷ nombre de candidats retenus ;
  • Coût par embauche = sommes des dépenses visibles et invisibles ÷ nombre total de nouvelles recrues
  • Le turnover = nombre de nouvelles recrues qui quittent l’entreprise la première année ÷ nombre total de recrues

Combien coûte un recrutement raté ?

Malheureusement, ou heureusement (parce qu’on n’est pas des cyborgs !), en recrutement le taux de réussite de 100% n’existe pas !

En moyenne, un recrutement sur deux se solde par un échec après 18 mois. (source : HR Voice)

S’il est possible de réduire au maximum les risques d’erreur grâce à des pratiques de recrutement adaptées, les erreurs de casting sont inévitables. Ce qui est loin d’être étonnant quand on sait que la réussite d’un recrutement repose avant tout sur de la probabilité.

Mais alors comment savoir si un recrutement est raté ? Et surtout quels sont les coûts d’une erreur de recrutement pour votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’un mauvais recrutement ?

En général, on considère qu’un recrutement est raté dès lors qu’une nouvelle recrue quitte l’entreprise pendant la période d’essai ou dans les 12 mois suivants son embauche.

Les causes de l’échec sont multiples :

  • Erreur d’appréciation ;
  • Mauvaise évaluation des profils ;
  • Manque de cohérence entre les attentes du candidats et la réalité (missions inadaptées etc.) ;
  • Mésentente avec la hiérarchie et/ou l’équipe ;
  • Et tout autre motif propre à chacun.

De nombreux recruteurs évoquent régulièrement des difficultés de recrutement liées à un contexte pénurique. Ce facteur existe, mais il est important de souligner que la première cause d’échec tient avant tout à la gestion du recrutement en lui-même, à savoir la stratégie et la répartition des dépenses.

Un budget de recrutement maîtrisé vous permet en effet de gérer les différentes étapes plus sereinement et surtout d’identifier les points d’amélioration d’un recrutement à l’autre.

Le coût d’un recrutement raté

Le coût d’un recrutement raté dépend de nombreux facteurs, à commencer par la durée pendant laquelle l’employé a occupé son poste, la nature de ses fonctions, sa rémunération ou encore son niveau de responsabilités. Sans compter que les conséquences varient selon le timing ! Lorsque le recrutement échoue vers la fin de la procédure (perte d’un candidat sélectionné), les démarches sont relancées. Mais si l’échec se produit au cours de la première année d’exercice de la nouvelle recrue, il faut alors tout recommencer à zéro et ouvrir un nouveau recrutement pour pallier à l’absence de cet “ex-nouveau collaborateur” ! 🤯

En revanche, une chose est sûre… un recrutement raté coûte cher à votre entreprise !

On estime d’ailleurs entre 5000 et 30 000 euros les coûts d’un mauvais recrutement. Et pour cause ! Lors du départ d’un collaborateur fraîchement recruté, des dépenses supplémentaires viennent s’ajouter en cascade à un budget de recrutement déjà élevé :

  • ✅ Les frais de sourcing ;
  • ✅ Les frais de gestion des candidatures ;
  • ✅ Le coût des outils de recrutement ;
  • ✅ Le coût des prestataires externes ;
  • ✅ Le coût humain ;
  • ✅ Les coûts d’embauche
  • ✅ Les coûts d’intégration

  • Les coûts de départs : le désengagement du futur “ex-salarié” + la perte de productivité des équipes + les coûts administratifs liés à la gestion du départ ;
  • Les coûts de remplacement : les frais liés à la nouvelle procédure de recrutement (sourcing, gestion des candidatures, entretiens etc.) + les ressources temporaires pour compenser le poste vacant + les coûts d’embauche d’un nouveau collaborateur ;
  • Les coûts de prise de fonction : les dépenses liées à l’accueil, l’intégration et la formation du nouveau collaborateur.

infographie couts recrutement raté