Intégrer de nouveaux collaborateurs à distance : le cas de Beetween

Dans le contexte actuel de crise sanitaire, de plus en plus de personnes débutent leur nouvelle aventure professionnelle à distance. Une fois la procédure de recrutement terminée, il est primordial de penser à l’accueil des nouvelles recrues. Mais comment intégrer vos nouveaux collaborateurs à distance ?

Chez Beetween, le mois de décembre a vu l’arrivée de 2 nouvelles recrues : Mariane et Corentin. Ils ont rejoint l’équipe dev, et visiblement ça s’est bien passé !

C’est l’occasion pour la team Bonnespratiques RH de revenir sur l’importance d’un onboarding adapté, notamment s’il est réalisé en télétravail !

Onboarding : fidéliser vos nouveaux collaborateurs… dès la réception de la candidature !

L’intégration d’un nouveau salarié, autrement dit « onboarding », commence dès la réception de la candidature de ce dernier !

En effet, la qualité du parcours candidat en dit long sur l’expérience collaborateur que vous proposez au sein de votre société. Tout au long du processus de recrutement, les candidats se projettent (ou non) dans votre entreprise, en fonction du traitement que vous leur réservez, de votre capacité d’écoute mais aussi d’adaptation par rapport à leurs attentes. L’expérience candidat pose donc les bases de l’intégration à venir. C’est un élément essentiel de votre marque employeur et un message fort que vous envoyez à vos futurs collaborateurs !

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Le recrutement de Mariane et Corentin

En novembre 2020, Mariane et Corentin ont candidaté pour un poste de développeur Java chez Beetween. S’ils n’ont pas postulé sur le même média, le site de l’APEC pour l’une et Indeed pour l’autre, tous deux gardent en tête le ton décalé de l’annonce, qui a éveillé leur curiosité !

C’était le début d’une procédure de recrutement qui a connu une fin heureuse !

Un processus de recrutement rapide

Une procédure de recrutement trop longue multiplie les risques pour vous de perdre les meilleurs profils qui reçoivent de nombreuses sollicitations. Les candidats attendent en effet des démarches simples et un processus de recrutement rapide. C’est le cas de Mariane qui a particulièrement apprécié le rythme de la procédure chez Beetween :

15 jours seulement se sont écoulés entre la prise de contact et la réponse positive, et j’ai pu intégrer Beetween 2 semaines plus tard ! C’était un soulagement pour moi étant donné que j’ai fait l’expérience d’une longue procédure de recrutement, quelques mois plus tôt, qui a monopolisé mon temps pour finalement se solder par une déception. (Mariane)

D’après l’étude Robertwalters, 89% des candidats estiment qu’un processus de recrutement devrait aboutir à une proposition avant 2 mois. Dans les faits, 63% des employeurs seulement respectent ce délai !

Des entretiens basés à la fois sur la technique et les soft skills

Les soft skills, ou compétences douces, sont aujourd’hui des atouts essentiels sur le marché du travail. La performance d’une entreprise repose sur la productivité de ses collaborateurs mais aussi sur leur savoir-être. Vous avez donc tout à gagner à intégrer les soft skills dans vos recrutements. Vos candidats, quant à eux, apprécieront qu’une entreprise s’attache à la dimension « humaine ».

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Par exemple, lorsque l’on pose la question du point fort de leur recrutement, Corentin et Mariane évoquent tous deux le format de l’entretien technique. Un entretien qu’ils ont passé, une fois n’est pas coutume, dans les locaux de Beetween avec Pierre M. le directeur technique.

Je ne m’attendais pas à ce type d’entretien. Les exercices étaient centrés sur l’échange, la réflexion et les différentes approches possibles quant à un problème donné. C’est un vrai point positif par rapport aux entretiens d’embauches traditionnels qui s’articulent souvent autour des résultats et de la performance. (Corentin)

Une dimension humaine que Beetween a également choisi d’appuyer à travers ses recrutements en misant sur des profils moins expérimentés mais tout aussi motivés. C’est le cas des deux nouvelles recrues. Après un doctorat en chimie des matériaux, Mariane a fait le choix d’une reconversion professionnelle dans le développement web. Corentin, lui, est fraîchement diplômé d’une école d’ingénieur.

En se tournant vers ce type de profils « inexpérimentés », Beetween mise sur les capacités de raisonnement plutôt que sur l’expérience brute. Une attention qui ne passe pas inaperçue auprès des nouveaux arrivants :

En tant que jeune reconvertie, j’ai trouvé ce parti pris super intéressant parce que, sur le papier, je n’ai pas autant de compétences techniques qu’une personne qui aurait fait une école d’ingénieur ou qui aurait déjà de l’expérience. Ça donne envie de donner le meilleur de soi-même pour la suite ! (Mariane)

Une « pré-intégration» à ne pas négliger !

L’intégration ne se résume pas au « jour J », jour d’accueil de vos nouveaux collaborateurs ! C’est une démarche qui s’anticipe et se prépare en amont pour garantir la réussite de vos recrutements. Une étape d’autant plus importante qu’il s’agit maintenant de garder et de fidéliser vos nouveaux collaborateurs. Si vous arrivez à leur transmettre votre culture d’entreprise, ils deviendront les meilleurs ambassadeurs de votre marque employeur.

La communication avec les nouveaux collaborateurs

Sans surprise, la communication est au cœur d’une intégration réussie. Ce fut particulièrement le cas pour l’onboarding de Mariane et Corentin. L’isolement peut vite se faire sentir lorsque l’on travaille à distance, loin de son équipe. Alors imaginez ce que c’est que d’intégrer une nouvelle équipe tout en étant confinés, en pleine pandémie !

Que ce soit à l’issue du processus de recrutement, ou au cours des premiers mois de contrat, il est donc primordial de communiquer avec les nouveaux collaborateurs. Du fait de la distance, ils peuvent se poser un certain nombre de questions qu’ils ne se poseraient pas dans un contexte « traditionnel » en entreprise. Alors soyez disponible ! Il est important de maintenir le lien avec vos nouvelles recrues et de répondre à toutes leurs interrogations afin de recréer la dynamique humaine que l’on peut perdre dans un onboarding à distance.

Pour anticiper leur arrivée dans l’entreprise, Beetween a fait le choix d’intégrer Mariane et Corentin, en amont, au canal de communication interne Slack. L’intérêt pour eux ? Apprendre à connaître l’entreprise en douceur et surtout être au contact de toute l’équipe et pas uniquement de leur futur manager. De cette façon, les futurs collaborateurs ont déjà un pied dans l’entreprise et l’esprit d’équipe se construit naturellement.

Les deux nouvelles recrues ont également été conviées, la semaine précédant leur arrivée, au traditionnel point zoom du lundi matin afin d’être présentés à l’ensemble des employés de Beetween (toutes branches confondues). Une attention qui ne mange pas de pain, mais qui permet aux futurs collaborateurs de se sentir plus à l’aise le jour de la prise de fonctions.

Point logistique : l’installation technique

N’oubliez pas d’anticiper l’installation technique de vos nouveaux collaborateurs afin qu’ils soient opérationnels rapidement.

Le télétravail ne m’a pas posé de souci particulier puisque j’ai pu communiquer mes besoins en amont, notamment la question d’un deuxième écran pour plus de confort. J’avais également la possibilité d’améliorer cette configuration si j’en ressentais le besoin. (Corentin)

L’onboarding à distance présente un véritable challenge logistique étant donné que vous n’êtes pas dans un environnement de travail « classique ». Toutefois, que ce soit en entreprise ou à domicile, il incombe à l’employeur de fournir les outils technologiques à ses salariés. Il est donc primordial de s’assurer en amont que le futur collaborateur dispose du matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions, et de commander ce qui manque le cas échéant. C’est une étape importante pour l’intégration des nouvelles recrues tant sur le plan technique que sur le plan humain. Les futurs collaborateurs se sentiront plus à l’aise si vous leur montrez d’entrée de jeu que vous prenez en compte leurs besoins.

L’onboarding de Mariane et Corentin

Onboarder un nouveau collaborateur répond à de nombreux enjeux : créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise, soigner sa marque employeur, mais aussi permettre au collaborateur d’être opérationnel rapidement. Il est donc important de soigner le bien-être de votre nouvelle recrue en veillant à ce qu’elle puisse travailler sereinement.

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L’accueil des nouveaux collaborateurs le Jour J

Étape clé du processus d’onboarding : la première journée ! Baptisée « D-Day » chez les anglo-saxons, c’est un peu l’étape de validation. Comme le veut l’adage, la première impression est souvent la bonne… D’où l’importance de ne pas négliger cette étape.

D’après une étude partagée par Easyrecrue, 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise ont pensé à en changer dès le premier jour, à cause d’un mauvais accueil, de cafouillages administratifs ou de déficiences matérielles.

Beetween a donc choisi d’organiser ce premier jour en présentiel, afin que les nouvelles recrues puissent débuter cette aventure avec un peu de chaleur humaine. Par respect pour les règles de distanciation sociale, seuls le manager et les deux parrains étaient présents. Cette première matinée a débuté par un petit-déjeuner d’accueil, préparé dans la joie et la bonne-humeur. Ce n’est pas parce qu’on doit garder 3 mètres de distance qu’on ne peut pas partager un croissant et un café bien chaud !

Ça vous parait insignifiant ? Pourtant, il est essentiel de personnaliser l’accueil des nouvelles recrues, et de prévoir des moments d’échanges informels afin de créer un climat de confiance, propice aux premières questions.

Le premier jour était assez unique étant donné que nous n’étions que 5 au bureau (dû au confinement), mais j’ai vraiment apprécié pouvoir découvrir les locaux et rencontrer « en live » les parrains qui allaient nous accompagner par la suite. (Corentin)

Cette journée d’accueil a permis aux nouvelles recrues de prendre leurs repères avec les parrains, de découvrir plus en détail leurs missions et objectifs et de récupérer leur matériel informatique afin de poursuivre leur intégration, à distance cette fois.

Un suivi à distance personnalisé grâce au parrainage

Il est difficile de trouver rapidement ses repères dans une toute nouvelle équipe ! Le système de parrainage permet donc aux nouvelles recrues d’identifier clairement un point de contact disponible à travers la personne du parrain. L’objectif premier ? Faciliter le contact entre le nouveau collaborateur et les équipes déjà en poste.

Chez Beetween, le parrainage a été lancé sous forme de volontariat, pour ne pas forcer la main à des personnes qui ne se sentiraient pas à l’aise avec le tutorat. Les parrains ont rencontré virtuellement les nouvelles recrues avant le fameux D-Day, essentiellement pour se présenter et revenir sur le principe de ce parrainage. Un planning a également été mis en place pour les premières semaines : une journée par semaine en présentiel avec les parrains et un salon virtuel sur Slack, dédié aux interactions entre les nouvelles recrues et leurs parrains, pour le reste de la semaine à distance.

Mariane et Corentin avec leurs parrains
Les nouvelles recrues et leurs parrains (Mariane, Pierre L., Jarod et Corentin)


Ce sont Pierre L. et Jarod qui se sont proposés, respectivement parrains de Mariane et Corentin, afin de les accompagner dans cette toute nouvelle aventure. Pierre, c’est le collègue au grand cœur. Souriant et toujours positif, il a une passion (totalement avouée) pour les pâtes : matin, midi et soir. Personne n’est parfait… mais il a à cœur d’accueillir les nouveaux venus !

C’est pas forcément évident de parler avec tout le monde et de poser des questions quand on arrive dans une nouvelle équipe, donc c’était l’occasion pour nous d’aider à ce que chacun(e) trouve sa place au sein de Beetween. Que ce soit l’accompagnement dans les missions ou tout simplement le partage de la culture d’entreprise, il y a un côté humain que je trouve important !

Jarod est plus réservé, mais tout aussi good vibes et disponible. Parlons peu, mais parlons bien… ça pourrait être son motto ! C’est un bosseur qui a un autre atout : celui d’avoir été dans la position de la nouvelle recrue quelques mois auparavant.

Je trouvais intéressant d’apporter mon aide en tant que « dernier arrivé », en anticipant des problématiques que je connais bien pour y avoir été confronté il y a peu de temps ! (Jarod)

Que ce soit sur le plan technique ou sur le plan humain, les deux parrains ont tenté de répondre aux interrogations de Mariane et Corentin, en les accompagnant dans leur formation. Au fil du temps, leur rôle d’interlocuteur privilégié s’est estompé au profit des interactions avec toute l’équipe.

Le rapport d’étonnement : collecter les feedbacks des nouveaux collaborateurs

Pour Beetween, comme pour de nombreuses entreprises, l’onboarding à distance était une première ! Et comme toute première fois, il peut y avoir des ratés ou des choses auxquelles on n’avait tout simplement pas pensé. Raison de plus pour donner la possibilité aux nouveaux collaborateurs de s’exprimer sur l’expérience qu’ils ont vécu afin d’améliorer le processus ! C’est le principe du « rapport d’étonnement » qui vous permet de collecter les feedbacks de vos nouveaux collaborateurs.

Ce rapport porte sur un certain nombre d’objectifs, à la fois pour le salarié et pour l’employeur. Il permet aux nouveaux collaborateurs de débriefer leur intégration en faisant des retours sur les points positifs et les axes d’amélioration, afin que l’entreprise remette en question, objectivement, son processus d’intégration.

C’est aussi un bon moyen pour vous de valoriser les nouveaux collaborateurs en prenant en compte leurs retours, dès leur arrivée.

Thématiques abordées dans le rapport d’étonnement de Mariane et Corentin :

  • le processus de recrutement
  • l’organisation
  • la communication interne
  • l’accueil le Jour J
  • l’environnement de travail (une journée par semaine en présentielle)
  • l’installation technique
  • les outils mis à disposition pour le télétravail
  • les rapports avec le manager
  • les rapports inter-collaborateurs

Chez Beetween, le rapport d’étonnement et les entretiens ont permis d’identifier des axes d’amélioration, à commencer par l’organisation de l’onboarding . Une meilleure planification permettra à l’avenir d’apporter un cadre plus structuré à l’intégration des nouveaux arrivants. Par exemple : le fait de formaliser les différentes étapes à travers un livret d’intégration.

En termes de communication, les échanges avec les nouvelles recrues ont été fluides mais la communication des équipes en interne mériterait d’être approfondie avant le prochain recrutement. Chacun pourra ainsi être sensibilisé à l’arrivée prochaine d’une nouvelle recrue. En effet, le système de parrainage est un vrai plus pour les nouveaux collaborateurs mais il ne doit pas pour autant réduire leur champ d’interaction avec le reste de l’équipe. Même à distance, il est important de veiller à ce que chacun prenne part à l’intégration si vous voulez que les nouvelles recrues trouvent facilement leur place !

Du côté de la team Bonnespratiques RH, on espère que ce retour d’expérience vous permettra d’aborder plus sereinement vos futurs onboarding, y compris à distance 😉